Conditions générales de vente (CGV)

Ordina Pilotage

Article 1 — Objet et champ d’application

Les présentes conditions générales de vente (ci-après « CGV ») régissent les relations contractuelles entre Ordina Pilotage, entreprise individuelle exploitée par Paloma Morales Martínez, domiciliée à Gland (VD), Suisse (ci-après « Ordina »), et toute personne physique ou morale (ci-après « le Client ») faisant appel à ses prestations.

Les CGV s’appliquent à l’ensemble des prestations fournies par Ordina, sauf accord écrit contraire. Elles prévalent sur toute autre condition ou document émanant du Client.

Toute commande, signature de devis, acceptation d’une offre ou début de collaboration implique l’acceptation pleine et entière des présentes CGV.

Ordina intervient exclusivement en qualité de prestataire de services d’accompagnement administratif, organisationnel et de pilotage, dans le cadre d’une obligation de moyens.

Ordina n’exerce pas d’activité fiduciaire et ne se substitue en aucun cas aux professionnels réglementés tels que fiduciaires, experts-comptables, avocats ou conseillers fiscaux. Aucune prestation fournie par Ordina ne saurait être assimilée à une tenue de comptabilité complète, à un conseil fiscal ou juridique, ni à une représentation du Client auprès des autorités.

Article 2 — Prestations proposées

Ordina propose des prestations d’accompagnement destinées à soutenir le Client dans l’organisation, la structuration et le suivi administratif et financier de son activité.

Les prestations peuvent notamment comprendre :

– l’analyse et l’optimisation de l’organisation administrative et des processus internes ;
– le suivi administratif et financier interne, incluant la préparation, la mise à jour et le contrôle de cohérence de données ;
– l’accompagnement à la facturation, au suivi des paiements, à l’organisation des flux de créanciers et débiteurs ;
– le soutien administratif en matière de ressources humaines, incluant la gestion documentaire, le suivi administratif des collaborateurs et la coordination avec les assurances et partenaires concernés ;
– la préparation et l’assistance aux opérations de clôture périodique, en collaboration avec la fiduciaire ou les partenaires désignés par le Client ;
– la coordination administrative avec des tiers (fiduciaires, assurances, éditeurs de logiciels, administrations), sur instruction du Client.

Il est expressément précisé que le suivi administratif et financier effectué par Ordina ne comprend aucune validation comptable, fiscale, sociale ou légale et n’emporte aucune responsabilité quant à la conformité réglementaire ou fiscale des éléments suivis.

Les prestations sont réalisées sur la base des informations et documents transmis par le Client, lequel demeure seul responsable de leur exactitude, de leur exhaustivité et de leur conformité légale.

Le contenu précis, l’étendue, la durée et les modalités d’exécution des prestations sont définis dans les devis, offres ou mandats conclus entre Ordina et le Client, lesquels font foi.

Sauf accord écrit contraire, les prestations fournies par Ordina ne sont pas exclusives. Ordina demeure libre de fournir des prestations similaires à d’autres clients.

Article 3 — Devis, commande et début de mission

Toute prestation proposée par Ordina fait l’objet, sauf accord contraire, d’un devis, d’une offre ou d’un mandat écrit précisant la nature des prestations, leur étendue, leur durée, les modalités d’exécution ainsi que les conditions financières applicables.

Le devis, l’offre ou le mandat est valable pour la durée indiquée. À défaut de précision, sa validité est limitée à 30 jours à compter de sa date d’émission.

La commande est réputée ferme et définitive dès l’acceptation écrite du devis ou de l’offre par le Client (signature manuscrite ou électronique, validation par e-mail), ou dès le début effectif de la collaboration à la demande du Client.

Le début de la mission intervient :

soit à la date convenue entre les parties,
soit à réception des éléments nécessaires à l’exécution de la prestation,
et, le cas échéant, après paiement de tout acompte prévu au devis ou à l’offre.

Le Client s’engage à fournir à Ordina, dans des délais compatibles avec la mission, l’ensemble des informations, documents et accès nécessaires à la bonne exécution des prestations. Tout retard ou manquement du Client peut entraîner une suspension ou un report de la mission, sans que la responsabilité d’Ordina ne puisse être engagée.

Toute modification du périmètre initial de la mission, toute demande supplémentaire ou toute intervention non prévue dans le devis ou le mandat initial fera l’objet d’un accord complémentaire, pouvant donner lieu à une facturation additionnelle.

Les prestations peuvent être réalisées dans les locaux du Client, à distance ou selon un format hybride, en fonction de la nature de la mission et des modalités définies dans le devis ou le mandat accepté.

La résiliation par le Client ne peut intervenir de manière abusive ou contraire aux règles de la bonne foi, notamment lorsqu’elle intervient à un moment rendant inutile, inexploitable ou disproportionné le travail déjà engagé par Ordina. Dans un tel cas, Ordina se réserve le droit de facturer les prestations réalisées ainsi que celles raisonnablement engagées jusqu’à la date effective de résiliation.

Article 4 — Obligations d’Ordina

Ordina s’engage à exécuter les prestations confiées avec diligence, professionnalisme et bonne foi, conformément aux règles de l’art applicables à des prestations d’accompagnement administratif et organisationnel.

Ordina s’engage à :

mettre en œuvre les moyens raisonnables nécessaires à l’exécution de la mission telle que définie dans le devis ou le mandat accepté par le Client ;
informer le Client de toute difficulté susceptible d’affecter le bon déroulement de la mission, dans la mesure où celle-ci est portée à sa connaissance ;
respecter la confidentialité des informations et documents transmis par le Client, conformément aux dispositions prévues à l’article relatif à la confidentialité.

Ordina n’est tenue qu’à une obligation de moyens et ne garantit en aucun cas un résultat particulier, notamment en matière financière, organisationnelle ou administrative.

Ordina exécute ses prestations sur la base des informations et documents communiqués par le Client et ne saurait être tenue responsable des conséquences résultant d’informations inexactes, incomplètes ou transmises tardivement.

Ordina se réserve le droit de refuser, de suspendre ou d’interrompre toute mission :

si les conditions de collaboration ne permettent pas une exécution conforme aux présentes CGV ;
en cas de manquement du Client à ses obligations ;
ou si la mission demandée excède le champ des prestations proposées par Ordina.

Article 5 — Obligations du Client

Le Client s’engage à collaborer activement et loyalement avec Ordina afin de permettre la bonne exécution des prestations convenues.

À ce titre, le Client s’engage notamment à :

fournir à Ordina, dans les délais requis, l’ensemble des informations, documents, justificatifs et accès nécessaires à l’exécution de la mission ;
garantir que les informations et documents transmis sont exacts, complets, sincères et conformes à la législation en vigueur ;
informer sans délai Ordina de toute modification susceptible d’avoir un impact sur la mission (organisation, situation financière, personnel, partenaires, contraintes légales) ;
désigner, le cas échéant, un interlocuteur compétent habilité à prendre des décisions et à valider les éléments transmis ou produits dans le cadre de la mission ;
respecter les échéances, validations et délais nécessaires à la bonne conduite des prestations.

Le Client demeure seul responsable :

des décisions prises sur la base des analyses, recommandations ou livrables fournis par Ordina ;
du respect de ses obligations légales, fiscales, sociales et comptables ;
de l’utilisation des livrables ou outils fournis dans le cadre des prestations.

Tout retard, omission, erreur ou manquement du Client dans l’exécution de ses obligations pourra entraîner une suspension, un report ou une adaptation des prestations, sans que la responsabilité d’Ordina ne puisse être engagée.

Les délais éventuellement indiqués par Ordina le sont à titre indicatif et dépendent notamment de la collaboration active du Client, de la transmission complète et ponctuelle des informations requises, ainsi que de l’intervention éventuelle de tiers. Ordina ne saurait être tenue responsable des retards imputables à ces éléments.

Article 6 — Honoraires, facturation et modalités de paiement

Les honoraires d’Ordina sont exprimés en francs suisses (CHF), hors taxes éventuelles applicables, et sont définis dans le devis, l’offre ou le mandat accepté par le Client.

Les prestations peuvent être facturées sur une base forfaitaire, horaire ou sous forme d’accompagnement périodique, selon les modalités convenues.

Les tarifs ou indications de prix figurant sur les supports de communication d’Ordina (site internet, flyers, présentations) sont communiqués à titre indicatif. Seul le devis ou le mandat accepté fait foi. Ordina se réserve le droit d’adapter ses tarifs, sans effet sur les prestations déjà acceptées.

Toute prestation ou heure de travail non prévue dans le devis ou le mandat initial fera l’objet d’une facturation complémentaire, après information préalable du Client.

Sauf disposition contraire, les factures sont établies périodiquement et payables à 30 jours à compter de leur date d’émission. Ordina peut demander un acompte ou un paiement anticipé.

En cas de retard de paiement, Ordina se réserve le droit de suspendre les prestations, de facturer des intérêts moratoires conformément à l’article 104 CO ainsi que des frais de rappel raisonnables.

Toute réclamation relative à une facture doit être formulée par écrit dans un délai de dix (10) jours à compter de sa réception. Les frais engagés pour la mission peuvent faire l’objet d’une facturation distincte.

Article 7 — Confidentialité

Ordina et le Client s’engagent à conserver strictement confidentielles toutes les informations, données, documents et éléments de toute nature échangés dans le cadre de l’exécution des prestations, qu’ils soient de nature administrative, financière, comptable, commerciale, stratégique ou relative aux ressources humaines (ci-après les « Informations confidentielles »).

Les Informations confidentielles ne peuvent être utilisées que pour les besoins exclusifs de la mission confiée à Ordina et ne doivent en aucun cas être divulguées à des tiers, sauf :

accord écrit préalable de l’autre partie ;
obligation légale ou réglementaire ;
demande émanant d’une autorité compétente.

Ordina s’engage à limiter l’accès aux Informations confidentielles aux seules personnes strictement nécessaires à l’exécution de la mission et à prendre toutes les mesures raisonnables afin d’en garantir la confidentialité et la sécurité.

L’obligation de confidentialité ne s’applique pas aux informations qui :

étaient déjà connues de la partie réceptrice avant leur communication ;
sont devenues publiques sans violation des présentes CGV ;
ont été obtenues légalement auprès d’un tiers non soumis à une obligation de confidentialité.

L’obligation de confidentialité s’applique pendant toute la durée de la relation contractuelle et demeure en vigueur après la fin de la mission, sans limitation de durée, sauf disposition légale contraire.

Article 8 — Responsabilité et limitation de responsabilité

La responsabilité d’Ordina est strictement limitée à l’exécution des prestations expressément prévues dans le devis, l’offre ou le mandat accepté par le Client.

Ordina n’est tenue qu’à une obligation de moyens et ne garantit aucun résultat, notamment en matière financière, administrative, organisationnelle ou de performance économique.

La responsabilité d’Ordina ne saurait être engagée en cas de :

décisions prises par le Client sur la base des analyses, recommandations ou livrables fournis ;
informations, documents ou données erronés, incomplets ou transmis tardivement par le Client ;
manquements, erreurs ou retards imputables à des tiers (fiduciaires, assurances, administrations, éditeurs de logiciels ou autres partenaires du Client) ;
événements indépendants de la volonté d’Ordina, notamment en cas de force majeure ou de défaillance de services externes.

En tout état de cause, la responsabilité d’Ordina, toutes causes confondues, est strictement limitée au montant des honoraires effectivement perçus par Ordina au titre des prestations ayant directement donné lieu au dommage, pour la période contractuelle concernée, sans pouvoir excéder les honoraires perçus au cours des douze (12) derniers mois précédant la survenance du fait générateur de responsabilité.

Ordina ne pourra en aucun cas être tenue responsable des dommages indirects, tels que notamment perte de chiffre d’affaires, perte de bénéfices, perte de données, préjudice commercial ou atteinte à l’image.

Les limitations de responsabilité prévues au présent article s’appliquent dans toute la mesure permise par le droit suisse.

Article 9 — Propriété des livrables

Sauf stipulation contraire expressément convenue par écrit, l’ensemble des livrables, documents, supports, tableaux, modèles, outils, méthodologies, analyses ou recommandations produits par Ordina dans le cadre des prestations (ci-après les « Livrables ») sont fournis exclusivement pour les besoins internes du Client.

Le Client bénéficie d’un droit d’utilisation non exclusif, personnel et non transférable des Livrables, limité à la durée et aux finalités de la mission concernée.

Les Livrables demeurent la propriété intellectuelle d’Ordina, notamment en ce qui concerne les méthodes, structures, modèles, savoir-faire, outils ou concepts développés ou utilisés dans le cadre des prestations, qu’ils aient été adaptés ou personnalisés pour le Client.

Le Client est libre d’utiliser les Livrables pour les besoins internes de son activité, y compris après la fin de la mission, sous réserve du respect des présentes CGV et sans droit de reproduction, de diffusion ou de commercialisation à des tiers.

Sauf accord écrit préalable d’Ordina, le Client s’interdit :

de reproduire, diffuser, céder ou mettre à disposition des tiers, à titre gratuit ou onéreux, tout ou partie des Livrables ;
d’utiliser les Livrables à d’autres fins que celles prévues dans le cadre de la mission ;
d’exploiter les Livrables à des fins commerciales externes.

Les données, documents et informations fournis par le Client demeurent la propriété exclusive du Client. Ordina s’engage à les restituer ou à les supprimer à la fin de la mission, sur demande du Client, sous réserve des obligations légales de conservation.

Article 10 — Durée, résiliation et fin de mission

La durée de la mission est définie dans le devis, l’offre ou le mandat accepté par le Client. Elle peut être ponctuelle ou s’inscrire dans le cadre d’un accompagnement récurrent.

Sauf stipulation contraire, chaque partie peut mettre fin à la mission à tout moment, sous réserve du respect d’un préavis de trente (30) jours, notifié par écrit.

En cas de résiliation :

les prestations réalisées jusqu’à la date effective de fin de mission restent dues ;
les honoraires correspondants sont facturés au prorata des prestations effectivement exécutées ;
aucun remboursement des honoraires déjà versés ne pourra être exigé, sauf accord écrit contraire.

Ordina se réserve le droit de résilier immédiatement la mission, sans préavis ni indemnité, en cas de :

manquement grave ou répété du Client à ses obligations contractuelles ;
défaut de paiement ;
comportement portant atteinte à la relation de confiance nécessaire à la bonne exécution de la mission.

À la fin de la mission, quelle qu’en soit la cause, Ordina met fin à l’accès aux outils, documents ou plateformes mis à disposition dans le cadre des prestations, sous réserve des obligations légales de conservation.

Les clauses relatives à la confidentialité, à la responsabilité, à la propriété des livrables et à la protection des données demeurent applicables après la fin de la mission.

Article 11 — Protection des données

Dans le cadre de l’exécution des prestations, Ordina peut être amenée à traiter des données à caractère personnel concernant le Client, ses collaborateurs ou des tiers, exclusivement pour les besoins de la mission confiée.

Ordina s’engage à traiter les données personnelles conformément à la législation suisse en vigueur en matière de protection des données, et notamment à la Loi fédérale sur la protection des données (LPD), dans sa version révisée.

Les données personnelles sont traitées uniquement :

pour l’exécution des prestations prévues au devis, à l’offre ou au mandat ;
sur instruction du Client ;
et dans le respect des finalités définies dans la page Mentions légales & Politique de confidentialité du site ordina-pilotage.ch, laquelle fait partie intégrante des présentes CGV.

Ordina s’engage à prendre les mesures techniques et organisationnelles appropriées afin de garantir la confidentialité, la sécurité et l’intégrité des données personnelles traitées.

Le Client demeure responsable de la licéité des données transmises à Ordina et garantit disposer des droits et autorisations nécessaires à leur traitement dans le cadre de la mission.

Article 12 — Droit applicable et for juridique

Les présentes conditions générales de vente sont régies et interprétées conformément au droit suisse.

Tout litige relatif à la validité, à l’interprétation ou à l’exécution des présentes CGV, ainsi qu’aux relations contractuelles entre Ordina et le Client, est soumis à la compétence exclusive des tribunaux du canton de Vaud, sous réserve d’un for impératif prévu par la loi. Si l’une quelconque des dispositions des présentes CGV devait être déclarée nulle ou inapplicable, les autres dispositions demeureraient plein